డిస్ట్రిక్ట్ ఆఫీసు మాన్యువల్ - ఆఫీస్ సిస్టమ్ (చాప్టర్ 5)
ఈ భాగం ఆఫీసులో రోజువారీ పనుల నిర్వహణ గురించి వివరిస్తుంది. ఇందులో ఉత్తరాలు తెరవడం, నమోదు చేయడం, ఇండెక్స్ చేయడం, కాపీ చేయడం, పంపడం, రికార్డు రూంలోకి పత్రాలను స్వీకరించడం, వాటిని అమర్చడం, అవసరమైనప్పుడు తిరిగి తీసుకోవడం, పని పూర్తయిన తర్వాత వాటిని తొలగించడం వంటివి ఉంటాయి. టొటెన్హామ్ సిస్టమ్ ఈ ఆఫీసు సిస్టమ్ను "టొటెన్హామ్ సిస్టమ్" అని అంటారు. ఇది డా. మాక్లీన్ రూపొందించిన "డిస్పోజల్ నంబర్ సిస్టమ్"కి సరళీకరించిన మరియు మెరుగుపరచబడిన రూపం. టొటెన్హామ్ సిస్టమ్కి మరియు డిస్పోజల్ నంబర్ సిస్టమ్కి మధ్య ప్రధాన తేడాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి: డిస్పోజల్ నంబర్ లేదా డిస్పోజల్ రిజిస్టర్ ఉండదు. బదులుగా, పత్రాలను పని పూర్తయిన తర్వాత వాటి "కరెంట్" నంబర్ ప్రకారం అమర్చుతారు. కరెంట్ రిజిస్టర్ను కూడా తొలగించారు. కేవలం వ్యక్తిగత రిజిస్టర్లను మాత్రమే నిర్వహిస్తారు. ఇండెక్స్ రెండు కాపీలలో, లూస్-లీఫ్ సిస్టమ్లో ఫైల్ చేయబడిన స్లిప్లపై వ్రాయబడుతుంది. డిస్పాచ్ రిజిస్టర్ ఉండదు. అయితే, ఫెయిర్-కాపీయింగ్ రిజిస్టర్ (ఇది పాత డిస్పాచ్ రిజిస్టర్ కంటే భిన్నమైన పనితీరును కలిగి ఉంటుంది) డిస్పాచ్ తేదీ వ...